Veröffentlicht am: 21.08.2025

Self-Onboarding statt Behördenfrust - so könnte moderne Migration aussehen

Deutschland will Fachkräfte - und zwar schnell. Die Realität sieht oft anders aus: monatelange Verfahren, intransparente Abläufe, unzählige Behördentermine. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Talente, die sich in dieser Zeit für ein anderes Land entscheiden. Während Länder wie Kanada oder Australien längst weitgehend digitale Einwanderungsprozesse etabliert haben, läuft hierzulande noch viel zu oft alles analog oder halb-digital.

Der Preis der Langsamkeit

Die durchschnittliche Dauer vom ersten Kontakt bis zum Arbeitsbeginn einer internationalen Fachkraft beträgt in Deutschland rund 147 Tage (Quelle: Institut für Arbeitsmarktforschung, 2024). In Engpassberufen wie der Pflege können es über 500 Tage werden, wenn Anerkennungsverfahren für Berufsabschlüsse hinzukommen (Quelle: Statista, 2024).

Diese Verzögerungen kosten Unternehmen Millionen: Jeder unbesetzte Arbeitsplatz bedeutet Produktivitätsverlust, höhere Belastung der Belegschaft und im schlimmsten Fall Auftragsablehnungen. Im Wettbewerb um globale Talente zählt nicht nur das Gehalt - sondern vor allem, wie schnell ein Land Klarheit und Startmöglichkeiten schafft.

Warum der Behördengang aus dem letzten Jahrhundert ist

Zwar hat Deutschland mit dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz erste Schritte Richtung Digitalisierung gemacht, etwa durch vereinfachte Anerkennungsverfahren und neue Aufenthaltstitel wie die Chancenkarte. Aber der Kernprozess bleibt fragmentiert: Mehrere Behörden, unterschiedliche Software, keine durchgehende Datenübertragung.

Für die Fachkraft bedeutet das: Ein Visumantrag bei der Botschaft, eine Anerkennung bei der Landesbehörde, ein Aufenthaltstitel bei der Ausländerbehörde - und dazwischen oft Papierformulare, persönliche Vorsprachen und lange Wartezeiten.

Self-Onboarding - ein Perspektivwechsel

Die Idee des Self-Onboardings dreht den Prozess um: Statt dass Behörden alle Schritte einzeln steuern, erhalten Bewerber und Unternehmen eine digitale Plattform, über die sie den gesamten Prozess selbst managen - von der Bewerbung bis zur Integration.

Das spart nicht nur Zeit, sondern entlastet auch Behörden. In Kanada etwa wird ein Großteil der Antragsprüfung automatisiert - fehlende Unterlagen werden sofort erkannt und nachgefordert, statt dass ein Antrag monatelang unbearbeitet liegen bleibt (Quelle: Government of Canada, 2024).

Best Practice - wie ON7 das Prinzip umsetzt

ON7 hat mit seiner Plattform ein Self-Onboarding-Modell für Fachkräfte entwickelt, das den gesamten Migrationsprozess auf einer Oberfläche bündelt:

• Self-Onboarding: Bewerber legen ein Profil an, laden Dokumente hoch und steuern den Visa-Prozess selbst.
• Visa Manager: Automatisierte Checklisten prüfen Vollständigkeit und Plausibilität der Unterlagen, reduzieren Rückfragen und Bearbeitungszeit.
• Vakanzmanagement: Unternehmen schreiben offene Stellen aus, Kandidaten bewerben sich direkt - ohne Zwischenhändler.
• Dokumentenverwaltung: Alle Unterlagen werden digital hinterlegt und sind für berechtigte Partner einsehbar.
• Onboarding & Integration: Sprachkurse, Fachqualifikationen und kulturelle Vorbereitung sind direkt in die Plattform integriert.

Das Ergebnis: Bis zu 70 % weniger administrativer Aufwand für HR-Teams, deutlich kürzere Bearbeitungszeiten und volle Transparenz für alle Beteiligten.

Bürokratiekritik mit Lösungsvorschlag

Kritiker bemängeln seit Jahren, dass Deutschland zwar Fachkräfte sucht, aber durch unnötige Bürokratie genau diese abschreckt. Die Lösung ist nicht, Behörden zu überlasten oder gesetzliche Standards zu senken, sondern Prozesse radikal zu vereinfachen und zu digitalisieren.

Ein staatlich anerkanntes Self-Onboarding-Portal könnte den Rechtsrahmen wahren und gleichzeitig das Verfahren beschleunigen:

• Einheitliche Schnittstellen zwischen Ausländerbehörden, Anerkennungsstellen und Botschaften
• Echtzeit-Statusabfragen für Bewerber und Unternehmen
• Automatisierte Plausibilitätsprüfungen, um Rückläufer zu vermeiden
• Digitale Identitätsprüfung statt mehrfacher persönlicher Vorsprache

Warum Unternehmen Druck machen sollten

Für Unternehmen, besonders in Engpassbranchen, ist das kein Randthema, sondern ein Wettbewerbsfaktor. Wer internationale Talente schneller an Bord holt, sichert sich nicht nur Fachwissen, sondern auch Marktanteile. Laut einer Studie von Bitkom aus 2024 verzichten 56 % der Unternehmen ganz auf internationale Rekrutierung, weil der Aufwand zu hoch ist (Quelle: Bitkom, 2024).

Ein beschleunigtes, digitales Verfahren könnte diesen Anteil massiv senken - und den Arbeitsmarkt nachhaltig entlasten.

Jetzt handeln, bevor andere Länder vorbeiziehen

Self-Onboarding ist mehr als ein technisches Feature - es ist ein Paradigmenwechsel. Statt Migration als schwerfälligen Verwaltungsakt zu sehen, wird sie zu einem gesteuerten, transparenten und planbaren Prozess. Die Technologie dafür ist längst da, sie muss nur konsequent eingesetzt werden.

Wenn Deutschland im globalen Wettbewerb um Talente bestehen will, darf es sich keine jahrelangen Verfahren leisten. Self-Onboarding-Plattformen wie ON7 zeigen, dass Digitalisierung und Effizienz im Migrationsprozess kein Zukunftsversprechen sind, sondern heute umsetzbar - und dass Bürokratieabbau nicht Kontrollverlust bedeutet, sondern wirtschaftlichen Gewinn.